Leadverteilung Software: Leads automatisch an die richtigen Berater verteilen
Mit der Leadverteilung Software LEADPITCHER landet jeder eingehende Lead bei dem Berater, der ihn bearbeiten soll – nach Region, Sparte und Kontingent oder reihum im Team. Echtzeit-Agenten weisen neue Anfragen zu, sobald sie eingehen, und der Berater erfährt per E-Mail oder SMS davon. Urlaube und Pausen sind berücksichtigt, damit kein Lead bei jemandem landet, der gerade nicht da ist. Sie legen die Regeln einmal fest, den Rest erledigt das System.
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Warum manuelle Leadverteilung Abschlüsse kostet
In vielen Vertrieben läuft die Zuteilung noch über ein gemeinsames Postfach, eine Excel-Liste und eine Teamleitung, die Anfragen weiterleitet. Bei einer Handvoll Leads am Tag fällt das kaum auf. Wächst das Volumen, zeigen sich die Schwachstellen schnell:
Leads warten im Postfach
Eine Anfrage bleibt liegen, bis jemand sie sieht und weiterleitet – abends und am Wochenende oft stundenlang.
Ungleiche Verteilung
Wer zuerst zugreift, bekommt die besten Anfragen. Andere Berater gehen leer aus und verlieren die Motivation.
Urlaub wird übersehen
Der Berater ist verreist, der Lead geht trotzdem an ihn – und der Interessent wartet vergeblich auf einen Rückruf.
Niemand behält den Überblick
Welche Anfrage ging an wen? Nach ein paar Wochen kann das kaum noch jemand sicher sagen.
Jede dieser Lücken verlängert die Zeit bis zum ersten Kontakt. Je länger ein Interessent wartet, desto eher spricht er inzwischen mit einem Wettbewerber. Eine automatische Leadverteilung schließt diese Lücken, weil sie nach festen Regeln entscheidet – zu jeder Uhrzeit und ohne Weiterleiten von Hand.
So funktioniert die automatische Leadverteilung
Vom Eingang bis zum Berater durchläuft jeder Lead dieselben fünf Schritte. Im System heißen Ihre Berater Partner, die Eingangswege der Leads Broker.
Lead geht ein
Aus Website-Formularen, Funnels, per API, E-Mail, CSV-Datei oder Zapier. Jeder Eingangsweg wird als eigener Broker geführt.
Prüfung
Die Dublettenprüfung erkennt Anfragen, die schon im System sind. Im LEADPITCHER Enterprise filtert zusätzlich eine Blacklist.
Zuweisung nach Regeln
Agenten ordnen den Lead nach Region, Sparte und Kontingent einem Berater zu – auf Wunsch rotierend oder gewichtet.
Benachrichtigung
Der Berater erfährt per E-Mail oder SMS, dass ein neuer Lead auf ihn wartet.
Kontrolle
In der Agentenliste sehen Sie, welche Regeln aktiv sind und wer gerade pausiert. Änderungen werden protokolliert.
Regeln, nach denen Sie Leads verteilen
Die Verteilung übernehmen im LEADPITCHER sogenannte Agenten. Ein Agent ist eine Regel für einen Berater: Er bestimmt, welche Leads dieser Berater bekommt, wie viele und in welchem Zeitraum. Agenten richten Sie als Admin ein, auf Wunsch pflegen Ihre Berater sie auch selbst. Welche Funktion in welcher Version steckt, zeigt die Funktionsübersicht.
Region: PLZ, PLZ-Bereiche und Umkreis
Jeder Berater erhält nur Leads aus seinem Gebiet. Sie hinterlegen einzelne Postleitzahlen, Bereiche wie 90542-91094 oder eine Mischung aus beidem.
Über die Umkreissuche geben Sie eine Postleitzahl und einen Radius in Kilometern ein. Der LEADPITCHER listet alle passenden Postleitzahlen mit Ort auf, die Sie einzeln an- oder abwählen.
Sparte und Alter des Leads
Pro Agent wählen Sie die Sparten, für die ein Berater zuständig ist – etwa KV, BU oder Baufinanzierung. Je Sparte begrenzen Sie das maximale Alter des Leads in Tagen und den Höchstpreis.
Zusätzlich lässt sich das Alter der anfragenden Person eingrenzen. Im LEADPITCHER Enterprise berücksichtigen Agenten auf Wunsch auch den Berufsstatus.
Rotierend und gewichtet verteilen
Teilen sich mehrere Berater dasselbe Gebiet, kann der LEADPITCHER die Leads rotierend verteilen: einer nach dem anderen, sodass niemand bevorzugt wird.
Mit der gewichteten Verteilung steuern Sie die Anteile gezielt. So erhalten zum Beispiel erfahrene Berater oder Vollzeitkräfte mehr Leads als Einsteiger oder Teilzeitkräfte.
Kontingente und Budget je Berater
Für jeden Agenten legen Sie die maximale Leadanzahl und die maximalen Ausgaben pro Zeitraum fest, dazu den Beginn und ein Datum für die automatische Deaktivierung. Ist das Kontingent ausgeschöpft, bucht der Agent im laufenden Zeitraum nichts mehr.
Darüber hinaus hinterlegen Sie für jeden Berater ein Einkaufslimit pro Abrechnungszeitraum.
Pausen und Urlaub
Während einer Agentenpause erhält ein Berater keine Leads. Ihre Berater tragen Pausen für Urlaub oder Schulungen selbst ein oder löschen sie wieder – mit vier Tagen Vorlauf und in jeder Version.
Fällt jemand kurzfristig aus, deaktivieren Sie seinen Agenten mit einem Klick und schalten ihn später wieder ein. Wer gerade in einer Lieferpause ist, zeigt die Agentenliste direkt an.
Echtzeit oder zu festen Zeiten
Echtzeit-Agenten starten in dem Moment, in dem ein Lead eingeht, und weisen ihn ohne Wartezeit zu. So bleibt die Reaktionszeit Ihres Teams kurz.
Alternativ arbeiten Agenten stündlich oder zu Startzeitpunkten, die Sie festlegen. Ab Classic kann der Eingangskanal den zuständigen Berater auch direkt bei der Einlieferung mitgeben.
Quellen steuern und manuell zuweisen
Pro Agent binden Sie bestimmte Broker ein oder schließen sie aus. So bekommt etwa ein Spezialistenteam nur die Leads aus einer bestimmten Kampagne. Umgekehrt legen Sie beim Broker fest, ob er an alle Berater liefert oder nur an ausgewählte – neue Berater fallen dabei automatisch unter die gewählte Grundregel.
Für Sonderfälle bleibt die manuelle Zuweisung: Passt keine Regel, ordnen Sie den Lead per Hand zu.
Was Ihre Berater davon haben
Automatische Leadverteilung muss im Alltag der Berater funktionieren, nicht nur in der Zentrale. Jeder Berater bekommt im LEADPITCHER einen eigenen Zugang.
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Neue Leads sofort sehen: Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Die SMS wird nach Anzahl der versendeten Nachrichten abgerechnet.
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Tagesliste per E-Mail: Ab Classic auf Wunsch jeden Tag eine CSV-Datei mit allen Leads der letzten 24 Stunden.
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Eigene Agenten: Berater können Gebiet, Sparte und Menge in ihren Agenten selbst festlegen und anpassen.
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Abwesenheiten selbst planen: Vier Tage im Voraus genügen, damit während des Urlaubs keine Leads mehr ankommen.
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Angekündigter Anruf: Ab Classic erhält der Interessent automatisch eine persönliche E-Mail, welcher Berater sich bei ihm meldet.
Überblick für Vertriebsleitung und Geschäftsführung
Wer ein Vertriebsteam führt, muss wissen, wohin die Leads gehen und warum. Mit einer Lead-Verteilungssoftware sind die Regeln keine mündliche Absprache mehr, sondern im System hinterlegt und für Sie jederzeit einsehbar.
Teams als Portale
Fassen Sie Berater zu Portalen zusammen, zum Beispiel nach Region, Sparte oder Vertriebsweg. Jeder Berater gehört zu genau einem Portal und übernimmt dessen Einstellungen. Ab Classic erhält jedes Portal auf Wunsch ein eigenes Design.
Alle Regeln auf einen Blick
Die Agentenliste zeigt jeden Agenten mit seinen Einstellungen. Sie suchen nach Status, Portal, Anzahl, PLZ und Sparte, erkennen laufende Lieferpausen und starten einen Agenten bei Bedarf sofort per Hand.
Nachvollziehbar und auswertbar
Protokolle halten fest, was an Leads und Einstellungen geändert wurde. In der Statistik werten Sie Berater, Agenten und Eingangskanäle aus und stellen Ihre Leadquellen einander gegenüber.
Leads aus allen Quellen anbinden
Damit die Regeln für das Lead-Routing greifen, müssen alle Anfragen an einer Stelle ankommen. Der LEADPITCHER nimmt Leads über die API-Schnittstelle (XMLRPC per HTTPS), eingebundene Formulare, E-Mail, CSV-Datei oder manuelle Eingabe an.
Bestehende Funnels und Landingpages verbinden Sie ohne Programmierung über Zapier oder Make. Fertige Anbindungen gibt es unter anderem für Europace und Verticus. Im LEADPITCHER Enterprise melden Webhooks jede Buchung an andere Systeme, etwa an Ihr CRM.
Leadverteilung und Leadhandel in einem System
Manche Vertriebe verteilen nicht nur eigene Anfragen, sondern kaufen Leads zu oder geben überzählige an andere weiter. Das funktioniert im selben LEADPITCHER – mit automatischer Abrechnung, Reklamationen und Mehrfachverkauf. Alles dazu lesen Sie auf unserer Seite zur Plattform für Leadhandel.
Erfahrungen aus der Praxis
Zwei Kunden, die ihre Leads mit dem LEADPITCHER automatisch zuordnen:
Voller Fokus auf das Tagesgeschäft
Der LEADPITCHER hat uns den Vertriebsalltag massiv erleichtert. Keine verlorenen Leads mehr, weniger manuelle Arbeit – und endlich mehr Zeit fürs Verkaufen!Ganze Kundenstimme lesen
Tim Kromat
TK Operations GmbHEine lange Partnerschaft
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Herrn Rausch und dem Team von PIVASOFT zusammen – eine Partnerschaft, die sich über die Zeit immer weiter bewährt hat. Die Softwarelösung des LEADPITCHERS hat unsere Lead-Zuordnung auf ein neues Level gebracht. Prozesse laufen heute schneller, klarer und effizienter – genau die Art von System, die man sich im täglichen Geschäft wünscht.Ganze Kundenstimme lesen
Leon Ince
FinanceFinder24 GmbHPreise der Leadverteilung Software
Sie zahlen eine feste Monatsgebühr ab 149 € netto, unabhängig davon, wie viele Leads Sie verteilen. Agenten, Dublettenerkennung und Leadverteilung sind schon im LEADPITCHER Lite enthalten. Ab Classic kommen unter anderem Agenten-Vorlagen, Direktkauf bei Einlieferung, die E-Mail an den Interessenten und der tägliche CSV-Versand dazu. SMS werden nach Anzahl abgerechnet.
Testen Sie zuerst 4 Wochen kostenfrei, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung. Entscheiden Sie sich für den LEADPITCHER, übernehmen wir Ihre Daten und Einstellungen. Zum funktionsfähigen System sind es in der Regel 10 Tage.
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Häufige Fragen zur Leadverteilung
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